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OA办公系统运用掌握以下五点很省力
时间:08-05      
     要想用好OA办公系统,蒙特OA系统网站制作公司蒙特人为我们总结了5个关键词:产品、实施、制度、管理层、习惯,蒙特人对这5个关键词进行了详细的解读:

  1、OA办公系统-产品

  要想用好OA办公系统,首先要选好OA办公系统,只有选择了正确的,适合自己的OA办公系统,才能够给使用提供保障。如果系统的稳定性差,那么就会经常掉线,甚至丢失数据,导致使用不畅;如果系统的易用性差,那么使用起来就会很不方便,引起大家的抱怨和反感;如果系统的功能不适用,那么就要经过大量的二次开发,增加实施周期,让人失去耐心和信心;如果系统的开放性差,那么就无法随需应变的升级和拓展,无法满足企业发展的需要。

  2、OA办公系统-实施

  有了好的产品,还要有好的实施。一个企业不可能使用OA办公系统的全部功能,必须将自己的常用功能和重点功能挑出来,然后本着先易后难的原则来实施。蒙特OA系统网站制作公司蒙特人认为,OA办公系统的实施不应该拖得太久,应该先把常用的、简单的功能用起来,让员工感觉到方便,并熟悉这个系统,然后再慢慢启用较为复杂的功能,这样才能够水到渠成的让员工接受,正所谓一鼓作气,再而衰,三而竭”。另外,OA办公系统和企业原有的管理理念、办公方式可能会产生一些摩擦甚至冲突,还有可能会触及一部分人的利益。这就需要实施者平衡好各方面的关系,平衡好效率和规范的关系。OA办公系统和企业管理之间不是谁服从谁的的问题,而是互相协调、融合、优化的关系。

  3、OA办公系统-制度

  系统实施完毕后,需要企业制定相应的管理制度予以保障,这个制度也就是使用OA办公系统的方法、规范和奖惩措施等。对于每一项使用到的功能,制度文件都应该详细介绍其操作方法、使用对象、责任人,对某些功能还要有奖励和惩罚的措施,如流程怎么使用,文件怎么共享,日记怎么考核等,让员工明确的了解系统的使用方式和规范,这个制度既要约束,又要鼓励。如果企业不知道应该怎么做这个规范,可以向厂商咨询,蒙特OA厂商都有一些通用的模板可以借鉴。

  4、OA办公系统-管理层

  有了制度之后,关键在于能否执行到位,而能否执行到位,关键在于管理层的行为。OA办公系统的使用,非常依赖于管理层的带动作用,如果管理层不重视、不好好使用,那么员工就没法用好。虽然OA办公系统提供了开放、扁平化的沟通平台,但如果员工发表的意见、建议和分享总是得不到上级的反馈,那么员工就会心灰意冷,再也不愿意在系统中表达了。虽然OA办公系统提供了便捷的电子化审批方式,但如果领导总是不及时审批,还需要多次打电话催促,那么也会严重打消员工使用系统的积极性。

  5、OA办公系统-习惯

  在做好以上四点之后,员工就会养成使用OA办公系统的习惯,从陌生到了解,再到熟悉,再到习惯,那么就可以说员工已经很好的适应了OA办公系统,这时候员工会觉得非常的方便和高兴,OA办公系统也就顺畅的运行起来了。张明说,企业应该通过各种措施,培养员工使用OA办公系统的习惯。这些措施中既有硬性的(包括制度和技术上的约束),也有软性的(包括各种奖励措施),只有软硬结合,才能保障OA办公系统的顺利使用。

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更新时间:2018年04月04日
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